De plus en plus d’entreprises ont compris qu’un accueil téléphonique de qualité est indispensable. Certaines d’entre elles préfèrent investir dans un personnel compétent en proposant des formations spécifiques. D’autres optent pour l’externalisation de la permanence téléphonique. Un centre d’appel qui se compose de professionnels qualifiés dans le domaine se charge ainsi de l’accueil téléphonique de l’entreprise.

L’accueil téléphonique : premier contact avec les clients

Le contact téléphonique est souvent le premier vecteur d’image d’une entreprise. Ce sont les fondements de la relation client. Il est donc essentiel de soigner cet accueil, que votre interlocuteur soit un prospect ou un client existant. C’est avant tout une question de communication, et la communication est un art ! C’est d’autant plus vrai lorsque vous n’avez pas votre interlocuteur en face de vous. Les malentendus, la déformation des mots, les erreurs d’interprétation, etc. sont autant de pièges.

Entre ce que vous savez, ce que vous dites, la manière dont vous le présentez (ton, tournures de phrases, vocabulaire utilisé, vitesse d’élocution, etc.), ce que votre interlocuteur entend, écoute, perçoit, se souvient, c’est parfois un monde. Il est ainsi plus judicieux d’externaliser sa permanence téléphonique à Meaux pour offrir un accueil de qualité à sa clientèle.

Quelques règles de base pour répondre à un appel téléphonique

Pour ne pas avoir de reproche quant à la qualité de l’accueil téléphonique de son entreprise, il faut respecter quelques règles importantes :

• Décrochez avant la quatrième sonnerie: on estime qu’un client commence à perdre patience après la troisième sonnerie. Reprendre après cela, c’est déjà compromettre la cordialité de la communication.
• Menez l’entretien: essentiel pour rassurer et instaurer la confiance.
• Présentez-vous dès la première seconde: il ne s’agit pas de répondre par un simple « Bonjour ? » auquel on préférera un « Société X, identité de l’opérateur (prénom ou prénom seul, puis nom), bonjour, comment puis-je vous aider ? », par exemple.
• Écoutez attentivement pour répondre efficacement: l’écoute active, l’empathie, la considération et un vocabulaire approprié seront nécessaires
• Transférez l’appel à un tiers, si nécessaire, avant de passer à l’étape suivante: prenez soin d’informer votre interlocuteur de l’identité de la personne à laquelle vous transférez l’appel et de la raison de ce transfert, si nécessaire.
• Dites au revoir avec respect: il est essentiel de ne pas se contenter d’un simple et expéditif « Au revoir », mais de prendre le temps de remercier votre interlocuteur pour sa fidélité et sa patience.

L’intérêt d’externaliser sa permanence téléphonique

L’externalisation de votre standard téléphonique, quelle que soit votre activité et la taille de votre structure, est possible aux horaires souhaités, à la journée, ou temporairement, en cas de surcroît de travail, ou en l’absence de votre assistant. Vos clients seront satisfaits parce qu’ils peuvent être joints à tout moment, où qu’ils soient.

L’externalisation de votre service d’accueil téléphonique vous permet de gagner un temps précieux afin de pouvoir :

• se concentrer sur votre activité principale,
• se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée,
• développer votre entreprise,
• se concentrer sur les activités stratégiques,
• améliorer l’image de votre entreprise.